Spełnienie obowiązku informacyjnego w zakresie ochrony danych osobowych (RODO)

mgr Krzysztof HAWRYLAK – Inspektor Ochrony Danych

e-mail: krzysztof@hawrylak.pl

telefon: 514 519 700

Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec właścicieli danych osobowych przetwarzanych przez administratora, którym jest RIPH w Gliwicach, Zwycięstwa 36, zgodnie z wymaganiami art.13 RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE)

Zapisy ogólne

Osoby fizyczne, których dane osobowe są przetwarzane przez RIPH w Gliwicach mają prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, uzupełniania, sprostowania, kopiowania, żądania zapomnienia, przenoszenia do innego podmiotu lub ograniczenia przetwarzania, a także posiadają prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, jeżeli są przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora (art.6 ust.1 lit. f). Prawo to można realizować w siedzibie RIPH w Gliwicach, ul. Zwycięstwa 36 od poniedziałku do piątku w godzinach od 11.00 do 13.00.

Dane nie mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w którym nie stwierdzono odpowiedniego stopnia ich ochrony.

RIPH nie powołała Inspektora ochrony danych. Kontakt do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych: tel. 32 231 99 79.

RIPH w Gliwicach informuje o prawie wniesienia skargi do Organu Nadzoru, zgodnie z zapisami Ustawy o ochronie danych osobowych w przypadku stwierdzenia przetwarzania tych danych niezgodnie z obowiązującym prawem krajowym i europejskim. Organem Nadzoru jest Urząd Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, ul. Stawki 2.

Szczegóły dotyczące przetwarzania poszczególnych baz danych osobowych przeczytasz poniżej.

Poczta mailowa i telefony służbowe

Spełniając obowiązek informacyjny wobec właścicieli danych osobowych, z którymi kontaktujemy się drogą teleinformatyczną, informujemy, że Państwa adres e-mailowy lub numer telefonu przetwarzany jest w naszej firmie w celach komunikacji, na podstawie art.6 ust.1 lit. a,f) RODO.

Podanie danych wynika z potrzeby szybkiego kontaktu, a nie podanie ich ogranicza kontakt do tradycyjnego za pośrednictwem poczty lub kuriera.

Dane osobowe będą udostępniane innym odbiorcom, na zasadzie dalszego przesyłania poczty dot. konkretnej omawianej tematyki w gronie większej grupy osób, a także dostawcom usług hostingowych lub operatorom teleinformatycznym.

Dane osobowe zostały pozyskane z różnych źródeł, tj.:

bezpośrednio od Państwa, co uznajemy, jako wyrażenie zgody poprzez wykonanie konkretnej aktywności lub podpisanie zgody na kontakt teleinformatyczny,
z publicznych stron internetowych (kategorie: dane zwykłe, adres e-mail, numer telefonu, nazwa lub imię i nazwisko, adres).

Dane będą przetwarzane zgodnie z kategorią archiwalną

Zakres przetwarzanych danych: adres e-mail, numer telefonu, nazwa, adres, imię i nazwisko, treść informacji.

Członkowie RIPH

RIPH w Gliwicach informuje, że przetwarza dane osobowe swoich członków lub kandydatów na członków i jest ich Administratorem na podstawie uzyskanej zgody (art. 6 ust.1. lit. a) RODO) – dotyczy zgód w deklaracji członkowskich. Dane osobowe członków w ramach działalności RIPH w Gliwicach są przetwarzane w związku z zapisami Ustawy o izbach gospodarczych, Ustawy o organizacji pracodawców oraz realizacją innych przepisów prawa dot. działalności izb gospodarczych (art.6 pkt.1 lit. c) RODO), np.:

zbierania ankiet opiniujących w celu reprezentacji interesów gospodarczych zrzeszonych przedsiębiorców wobec organów władzy publicznej,
działań wynikających z inicjatywy członków powodujących zbieranie danych osobowych,
prowadzenia innych działań wynikających ze Statutu RIPH w Gliwicach,
rozliczania opłat statutowych,
kontroli urzędowych,
zbierania danych statystycznych itp.

Zakres przetwarzanych danych jest niezbędny dla umożliwienia prawidłowej współpracy z RIPH w Gliwicach i wynika z treści podpisanej deklaracji członkowskiej.

Dane zostały zebrane na podstawie dobrowolnej zgody, która w każdym momencie może zostać wycofana, jednakże jej nie udzielenie lub jej wycofanie znacznie utrudni kontakty z osobami prawnymi, a w przypadku osób fizycznych wiązać się będzie z brakiem możliwości pozostania członkiem RIPH w Gliwicach lub uniemożliwi czynne branie udziału w pracach Izby.

Nie udzielenie zgód marketingowych lub ich odwołanie wiązać się będzie z brakiem otrzymywania informacji na temat ważnych wydarzeń gospodarczych, szkoleń itp.

RIPH w Gliwicach nie przetwarza danych osobowych w sposób zautomatyzowany i nie dokonuje profilowania tych danych.

Odbiorcami danych osobowych mogą być pozostali członkowie RIPH w Gliwicach, współpracujące firmy lub organizacje, oferenci usług, sponsorzy, wszelkie instytucje wynikające z przepisów prawa, a także firmy obsługujące systemy informatyczne.

Dane osobowe będą przetwarzane do zakończenia istnienia RIPH w Gliwicach, odwołania zgody lub wyrażenia uzasadnionego sprzeciwu.

Dane nie mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w którym nie stwierdzono odpowiedniego stopnia ich ochrony.

Inne osoby wskazane przez Członków RIPH do kontaktu z RIPH w Gliwicach lub do uczestnictwa w wydarzeniu

RIPH w Gliwicach informuje, że przetwarza dane osobowe osób wskazanych w deklaracjach członkowskich RIPH w Gliwicach, a nie podpisujących tych deklaracji, jako osób kontaktowych lub pełnomocników w sprawach związanych z członkostwem w RIPH w Gliwicach, wynikających z deklaracji i zgód członków Izby. RIPH w Gliwicach jest Administratorem tych danych na podstawie art. 6 ust.1. lit. a) RODO.

Kategorie danych: dane zwykłe do kontaktu.

Zakres danych: imię, nazwisko, telefon, adres e-mailowy.

RIPH w Gliwicach nie przetwarza danych osobowych w sposób zautomatyzowany i nie dokonuje profilowania tych danych.

Odbiorcami danych osobowych mogą być pozostali członkowie RIPH w Gliwicach lub ich osoby do kontaktu/pełnomocnicy, współpracujące firmy lub organizacje, oferenci usług, sponsorzy, wszelkie instytucje wynikające z przepisów prawa, a także firmy obsługujące systemy informatyczne.

Dane osobowe będą przetwarzane do odwołania przez członka RIPH w Gliwicach osoby, jako osoby kontaktowej lub odwołania pełnomocnika, a także w przypadku złożenia sprzeciwu dotyczącego przetwarzania danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, jednakże nie dłużej niż 5 lat od rezygnacji z członkostwa w RIPH w Gliwicach.

Dane nie mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w którym nie stwierdzono odpowiedniego stopnia ich ochrony.

Klienci i kontrahenci RIPH

Spełniając obowiązek informacyjny wobec właścicieli danych osobowych informujemy, że Państwa dane osobowe przetwarzane są w RIPH w Gliwicach w celach związanych:

ze współpracą biznesową lub dostawą/kupnem towarów i usług i są przetwarzane w zakresie zawartej umowy kupna sprzedaży lub innej umowy gospodarczej na podstawie art.6 ust.1 lit. b) RODO,
w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (cele podatkowe, rachunkowości, dochodzenie roszczeń) dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit.c) RODO,
w zakresie windykacji należności i obsługi prawnej dane są przetwarzane w oparciu o art.6 ust.1 lit. f) RODO,
w zakresie przetwarzania danych wizerunkowych klientów lub kontrahentów podczas wydarzeń na których wykonywane są zdjęcia lub nagrywane filmy dane są przetwarzane w oparciu o art.6 ust.1 lit. a) RODO lub w oparciu o zapisy Regulaminu imprezy.

Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika z przepisów prawa lub z regulaminów wewnętrznych lub z zapisów na zgodzie lub dodatkowo są to dane teleadresowe.

Podanie danych w celu współpracy jest konieczne dla realizacji zakupu lub usługi oraz wystawienia faktury i ich nie podanie uniemożliwia wykonanie określonego zdarzenia gospodarczego.

Odbiorcami danych osobowych mogą być członkowie RIPH w Gliwicach, współpracujące firmy lub organizacje, oferenci usług, wszelkie instytucje wynikające z przepisów prawa, oraz firmy obsługujące systemy informatyczne lub zapewniające obsługę prawną, obsługa medialna i prasowa imprez.

Dane osobowe będą przetwarzane przez 5 lat od momentu ostatniego zdarzenia gospodarczego potwierdzonego fakturą lub przez 6 lat od zakończenia trwania umowy.

Informujemy, że zbieramy także Państwa dane osobowe pozyskane z oficjalnych i publicznie dostępnych źródeł lub z wizytówek na podstawie art.6 ust.1 lit.f) w celu realizacji uzasadnionego interesu RIPH w Gliwicach, w tym zaproszenia na bezpłatne spotkania konsultingowe, zaproszenia do udziału w szkoleniach, zaproszenia na inne zdarzenia gospodarcze i organizowane lub współorganizowane przez RIPH w Gliwicach imprezy. Zapraszamy także na imprezy organizowane przez naszych partnerów. W każdym momencie mają Państwo prawo zgłosić sprzeciw wobec takiego sposobu przetwarzania Państwa danych osobowych na adres: Regionalna Izba Przemysłowo-Handlowa w Gliwicach, ul. Zwycięstwa 36, 44-100 Gliwice, email: sekretariat@riph.com.pl

Zakres przetwarzanych danych osobowych, to imię, nazwisko lub nazwa oraz adres mailowy, adres korespondencyjny i telefon.

Odbiorcami danych mogą być firmy obsługujące systemy informatyczne, firmy szkoleniowe, firmy partnerskie, a także podmioty realizujące usługi o których Państwa powiadamiamy.

Dane osobowe będą przetwarzane do momentu złożenia przez Państwo sprzeciwu, o ile sprzeciw będzie uzasadniony.

Pracownicy wskazani przez klientów lub kontrahentów do kontaktu z RIPH w Gliwicach lub do uczestnictwa w wydarzeniu lub w szkoleniu.

RIPH w Gliwicach informuje, że przetwarza dane osobowe osób wskazanych w zgłoszeniach lub w umowach. RIPH jest ich Administratorem na podstawie art. 6 ust.1. lit. b) RODO. Zakres przetwarzanych danych: imię, nazwisko, adres lub telefon do kontaktu.

W zakresie przetwarzania danych wizerunkowych członków podczas wydarzeń lub szkoleń na których wykonywane są zdjęcia lub nagrywane filmy dane są przetwarzane w oparciu o art.6 ust.1 lit. a) RODO.

Dane zostały zebrane od klienta lub kontrahenta. Kategoria danych: dane zwykłe.

Odbiorcami danych osobowych mogą być współpracujące firmy lub organizacje, oferenci usług, wszelkie instytucje wynikające z przepisów prawa, a także firmy obsługujące systemy informatyczne lub zapewniające obsługę prawną, obsługa medialna i prasowa imprez.

Dane osobowe będą przetwarzane nie dłużej niż czas trwania umowy i dodatkowo czas dochodzenia roszczeń z umowy.

Dane związane z prowadzeniem firmy

Spełniając obowiązek informacyjny wobec właścicieli danych osobowych informujemy, że Państwa dane osobowe przetwarzane są w RIPH w Gliwicach w celach związanych z bieżącym prowadzeniem firmy w oparciu o art.6 ust.1 lit. f), tj. w książkach teleadresowych, rejestrach, książkach pocztowych itp.

Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika z bieżących potrzeb Administratora lub z regulaminów wewnętrznych.

Podanie danych jest konieczne dla realizacji współpracy biznesowej i ich nie podanie utrudniłoby wykonanie określonego zdarzenia biznesowego.

Odbiorcy danych osobowych są określeni w wewnętrznych procedurach oraz są nimi także firmy obsługujące systemy informatyczne.

Dane osobowe będą przetwarzane przez 10 lat od momentu ostatniego kontaktu.

Pracownicy i stażyści/praktykanci

Spełniając obowiązek informacyjny wobec właścicieli danych osobowych informujemy, że Państwa dane osobowe przetwarzane są w RIPH w Gliwicach w celach:

związanych z zatrudnieniem na umowę cywilno-prawną i są przetwarzane w zakresie zawartej umowy i innych umów dodatkowych na podstawie art.6 ust.1 lit. b) RODO,
związanych z zatrudnieniem na umowę etatową i są przetwarzane w zakresie wskazanym w Kodeksie pracy na podstawie art.6 ust.1 lit. c) RODO,
w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa dla wszystkich rodzajów umów (cele podatkowe, rachunkowości, zaopatrzenia emerytalnego, BHP, szkoleniowe, rozliczenia czasu pracy, socjalne) dane są przetwarzane na podstawie art.6.ust.1 lit.c).

Podanie danych w celu zatrudnienia jest wymogiem ustawowym i nie podanie ich uniemożliwia zatrudnienie.

Odbiorcy danych osobowych są tylko i wyłącznie określeni w przepisach prawa oraz są nimi także firmy obsługujące systemy informatyczne.

Dane osobowe pracowników będą przetwarzane przez 50 lat od momentu ustania zatrudnienia w zakresie wynikającym z przepisów prawa lub odpowiednio krócej, zgodnie z przepisami prawa.

Czas przetwarzania danych osobowych stażystów/praktykantów wynosi 1 rok od zakończenia stażu/praktyki.

Członkowie rodzin pracowników

Spełniając obowiązek informacyjny wobec członków rodzin pracowników informujemy, że Państwa dane osobowe przetwarzane są w RIPH w Gliwicach w celach związanych z udzielaniem świadczeń socjalnych, zasiłków lub z rozliczeniem czasu pracy zatrudnionych w firmie pracowników i są przetwarzane na podstawie art.6 ust.1 lit. c) RODO.

Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika tylko i wyłącznie z przepisów prawa lub z regulaminów wewnętrznych.

Dane zostały pozyskane od członka rodziny zatrudnionego w RIPH w Gliwicach. Podanie danych w celu otrzymania świadczeń socjalnych, zasiłków lub dodatkowych dni wolnych od pracy jest wymogiem ustawowym i nie podanie ich uniemożliwia spełnienie wymienionych uprawnień przez pracowników.

Kategoria danych: dane zwykłe lub w uzasadnionych prawem sytuacjach dane wrażliwe.

Odbiorcy danych osobowych są tylko i wyłącznie określeni w przepisach prawa lub w regulaminach wewnętrznych.

Dane osobowe będą przetwarzane przez max. 50 lat od momentu ustania zatrudnienia lub odpowiednio krócej, zgodnie z przepisami prawa.

Kandydaci do pracy

Dane osobowe kandydatów do pracy w RIPH w Gliwicach zawarte w CV i listach motywacyjnych są przetwarzane na podstawie art. 6. ust.1 lit. a) RODO w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji.

Treść wyrażonej zgody decyduje o ostatecznym przeznaczeniu dokumentów rekrutacyjnych (wysłane bez oferty o pracę na zasadzie zapytania o potrzebę zatrudnienia, wysłane w odpowiedzi na konkretną ofertę lub zgoda na przetwarzanie dla celów konkretnej oferty oraz dla przyszłych rekrutacji).

Wyrażona zgoda może być w każdym momencie odwołana, a jej nie wyrażenie uniemożliwia RIPH w Gliwicach przeprowadzenie procesu rekrutacji z uwzględnieniem danych zainteresowanej osoby, chyba ze CV zostało przesłane tylko i wyłącznie dla celów konkretnej rekrutacji. W takim przypadku po jej zakończeniu dane są usuwane, a przetwarzanie ich odbywa się w oparciu o art.6 ust.1 lit. b) lub lit.c) RODO.

Odbiorcami danych osobowych dot. rekrutacji mogą być firmy informatyczne, jeżeli CV zostało wysłane drogą e-mailową.

Dane będą przetwarzane zgodnie z wyrażoną zgodą, jednakże nie dłużej niż do zakończenia procesu rekrutacji. Odwołanie zgody nie ma wpływu na ich przetwarzanie przed momentem odwołania zgody.